Cómo planificar viajes para empresas: guía completa para business trips eficientes

La planificación óptima de viajes para empresas tiene un papel fundamental para cualquier negocio. Y es que estos business trips son decisivos a la hora de abrir nuevos horizontes para la marca, estrechar lazos o forjar relaciones corporativas decisivas.

Pero si en cuestión de viajes es esencial contar con una planificación, cuando se trata de viajes para empresas, cada minuto debe estar detallado rigurosamente. 

Planificar viajes para empresas sin dolores de cabeza: la checklist esencial

A continuación, te damos la checklist definitiva para la organización de business trips eficientes en los que los empleados podrán centrarse al 100% en sus objetivos laborales sin preocuparse por los detalles logísticos o tener que solucionar contratiempos.

La logística de tus viajes para empresas 

Reservas y transporte: no dejes las reservas de transporte y alojamiento para el último minuto. Esto no solo asegura disponibilidad, sino que también te permitirá acceder a mejores condiciones. Sabemos que esto no siempre es posible, por eso hay agencias especializadas en viajes para empresas, como In Out Travel & Events, que cuentan con tarifas especiales sin importar la premura.  

Itinerarios detallados: crea un itinerario claro y detallado y compártelo con todo los interesados para asegurar que cada miembro del equipo conozca sus horarios y actividades.

Documentación necesaria: activa recordatorios para los trabajadores que vayan a realizar el business trip. De esta forma, te aseguras de que no se olviden nada importante como visas, permisos u otros documentos. 

Gestión de costes y presupuestos

Políticas de viaje: implementar políticas claras para controlar gastos ayuda a evitar sorpresas. Estas políticas deben incluir límites de gasto, procedimientos de aprobación y pautas claras sobre reembolsos y adelantos de efectivo.

Negociación de tarifas: obtener las mejores tarifas mediante acuerdos corporativos con aerolíneas, hoteles y empresas de transporte puede generar ahorros significativos. Las agencias especializadas en viajes

para empresas tienen acuerdos predeterminados para estos servicios de los que tú también puedes beneficiarte. 

Herramientas de gestión: utilizar herramientas tecnológicas para el seguimiento y control de los costes permite una gestión más eficiente y transparente. Este tipo de tecnología también es muy frecuente en agencias especializadas en viajes para empresas como In Out Travel & Events.

El mejor consejo que podemos darte: apóyate en una agencia especializada en viajes para empresas y despreocúpate

Son muchas cosas a tener en cuenta, por eso existen servicios especializados que te ayudan en cada fase de la organización y gestión de tus viajes para empresas.

Las agencias de viajes corporativos como In Out Travel & Events no solo ofrecen la experiencia y la tranquilidad de saber que hay alguien respaldando tus business trips, también proporcionan: 

Herramientas de gestión para mantener a todos informados sobre cambios de itinerario, retrasos y otros detalles importantes. 

Asistencia 24/7 para resolver imprevistos durante el viaje, de forma que estos tengan el menor impacto en el viaje.

Tarifas exclusivas especiales para la contratación de transportes, alojamientos y otras cuestiones logísticas.

¿Quieres más información sobre la externalización de tus viajes para empresas? Visita la web de In Out Travel & Events.