Canal de denuncias: nueva obligación para las empresas de más de 50 empleados
¿Qué requisitos debe reunir un canal de denuncias?
La dificultad en la investigación de la comisión de delitos y/o infracciones administrativas en el seno de las empresas, unida a la falta de recursos públicos, hace que los Estados impongan cada vez más obligaciones a las empresas con el fin de que sean los propios integrantes de las mismas los que denuncien estos hechos.
Las bases de estas obligaciones, así como las consecuencias del incumplimiento de las mismas, se establecen legalmente, si bien son las empresas las que deben desarrollarlas e implementar las medidas legalmente previstas, a través de un cierto margen de autorregulación.
La última obligación relevante impuesta a las empresas, sin perjuicio de lo ya establecido en otras normas como la Ley de prevención del Blanqueo de Capitales o la de Protección de datos, es la prevista en la Ley 2/2023, relativa a la implementación del canal de denuncias en su seno, con la obligación complementaria de protección del denunciante.
Esta norma parte de que la principal fuente de información de posibles conductas contrarias a la Ley, vendrá de los propios integrantes de la organización, fundamentalmente de sus trabajadores, estableciendo medidas concretas para proteger a estas personas.
Dicha premisa se ha confirmado en la práctica, pues casos tan mediáticos como la trama Gürtel o Malaya, y otras a nivel internacional como el caso Enron, fueron investigados gracias a informantes que, en algunas ocasiones, sufrieron después graves represalias, lo que evidencia la necesidad de que estos informantes sean debidamente protegidos.
La obligación de contar con un canal de denuncias
Además de las entidades del sector público, deben contar con un canal de denuncias las siguientes personas:
1. Personas físicas o jurídicas que tengan contratados a cincuenta o más trabajadores.
2. Con independencia del número de trabajadores con que cuenten, las personas jurídicas que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente.
3. Los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
Las empresas privadas con 250 trabajadores o más, deberán contar con un canal de denuncias antes del 14 de junio de 2023, mientras que dicho plazo se extiende hasta el 1 de diciembre de 2023, para las empresas privadas con entre 50 y 249 trabajadores.
Las consecuencias de no contar con un canal de denuncia en las referidas fechas, da lugar a las multas del canal de denuncias, que van de los 1001 € a los 300.000 € en el caso de personas físicas, y de los 100.000 € a 1.000.000 € en el caso de las personas jurídicas.
La protección del informante y de la persona afectada
Respecto del informante, en el art. 36 de la Ley 2/2023 se regula la prohibición de represalias, entendidas como “cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública”.
Entre dichas represalias para el informante se incluyen: el despido, los daños de carácter económico o reputacional, las evaluaciones negativas, la inclusión en listas negras, la denegación de permisos, la denegación de formación y la discriminación; entre otras.
Por otro lado, se establecen una serie de medidas de apoyo a los informantes, entre otras: la información y asesoramiento independentes, la asistencia de autoridades para la protección frente a represalias, la asistencia jurídica y el apoyo financiero y psicológico.
Respecto de la persona afectada por la denuncia, se garantiza su derecho a la presunción de inocencia y a la defensa, con acceso pleno al expediente, además de la previsión de determinados supuestos de atenuación o exención de la sanción, cuando una persona que haya participado en la comisión de una infracción administrativa sea la que informe de la existencia de la misma.
¿Qué requisitos debe reunir un canal de denuncias?
La Ley 2/2023 establece los concretos requisitos que deben reunir los canales de denuncias, los cuales deben cumplir en todo caso las siguientes exigencias: su uso debe ser asequible, debe cumplir con las garantías de confidencialidad, debe cumplir con las prácticas correctas de seguimiento, debe estar orientado a la investigación y debe garantizar protección del informante.
El responsable de la implementación del canal de denuncias es el órgano de administración u órgano de gobierno de cada empresa, y se exige la previa consulta con la representación legal de los trabajadores.
Gestión del canal de denuncias
La gestión de la información manejada en el canal de información es responsabilidad del llamado “responsable del sistema”, que debe encargarse del correcto funcionamiento del canal de denuncias, así como de vigilar que el programa de gestión de la información garantiza:
- El derecho de la persona afectada a que se le informe de los hechos que se le atribuyen y a ser oída. Dicha comunicación tendrá lugar cuando se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
- La inmediata remisión de la información al Ministerio Fiscal, en el caso de que los hechos pudieran ser constitutivos de delito o remisión a otra Autoridad u Organismo que pudiera resultar competente para la tramitación de la comunicación.
Por otro lado, en cuanto a las comunicaciones, la empresa debe contar con un procedimiento de gestión de las comunicaciones, pudiendo llevarse a cabo una gestión externa del canal de denuncias, a través de un tercero externo, siempre y cuando ofrezca las suficientes garantías de respeto a la independencia, confidencialidad, protección de datos y deber de secreto.
Las comunicaciones al canal de denuncias podrán efectuarse por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. Además de lo anterior, a solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.
La norma garantiza la confidencialidad de la denuncia, permitiéndose incluso la presentación de denuncias anónimas.
